Datenschutzerklärung

Für die Website ratingshub.io und die Software RatingsHub · Stand: November 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in RatingsHub im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns jederzeit unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Überblick und Begriffe

RatingsHub ist eine webbasierte Software für Unternehmen. Sie bündelt Google-Bewertungen, Kundenumfragen mit QR-Codes und NFC-Aufstellern, die Pflege von Google-Unternehmensprofilen, KI-gestützte Antwortvorschläge und Analysen sowie Zusatzleistungen wie die digitale Speisekarte und die Erstellung von Websites.

In dieser Erklärung unterscheiden wir drei Gruppen von Personen:

• Besucher unserer Website ratingshub.io,
• Kunden, also Unternehmen und deren Mitarbeiter, die ein RatingsHub-Konto nutzen,
• Endkunden unserer Kunden, etwa Teilnehmer an Umfragen, Rezensenten bei Google oder Besucher einer digitalen Speisekarte.

Für Daten von Besuchern und Kunden sind wir selbst Verantwortlicher. Für Daten von Endkunden, die unsere Kunden mit RatingsHub erheben (insbesondere Umfrage-Antworten), ist das jeweilige Unternehmen Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (siehe Abschnitt 12).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage besteht. Das sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung), lit. f (berechtigtes Interesse) und lit. a (Einwilligung). Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen sie nicht für fremde Werbezwecke.

3. Hosting und Server-Logfiles

Website, Anwendung, Datenbank und Formulare werden bei Netlify, Inc., 512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA, betrieben. Netlify stellt Server, Speicher (Netlify Blobs), serverlose Funktionen und den Formulardienst bereit und verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; mit Netlify besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Schnittstelle, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser und Betriebssystem. Das dient der Auslieferung der Website, der Stabilität und Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen) und der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb. Logdaten werden von Netlify nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und anschließend gelöscht.

Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. massenhafte Registrierungen oder Formular-Spam) speichern wir in einzelnen Fällen einen gekürzten, nicht rückrechenbaren Hash-Wert der IP-Adresse für höchstens einen Tag.

Schriften werden lokal von unserem Server geladen; es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern.

4. Speicherung im Browser, keine Tracking-Cookies

Wir setzen auf ratingshub.io und in RatingsHub keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Tracking-Pixel ein. Im lokalen Speicher deines Browsers (Local Storage) legen wir nur ab, was für die Funktion erforderlich ist oder du ausdrücklich nutzt:

• ein Anmelde-Token, damit du angemeldet bleibst (wird beim Abmelden gelöscht),
• Darstellungseinstellungen wie Hell/Dunkel und Farbschema,
• den Inhalt deines Hardware-Warenkorbs, bis du ihn an den Shop übergibst oder leerst,
• kleine Statusinformationen, etwa ob du einen Hinweis bereits geschlossen hast.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für einen von dir gewünschten Dienst) und Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Du kannst diese Daten jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen.

5. Registrierung und Kundenkonto

Die Nutzung von RatingsHub ist nur mit einem Kundenkonto möglich. Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und ein Passwort, das ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert wird. Außerdem speichern wir den Zeitpunkt der Registrierung und der Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag. Im Konto kannst du freiwillig weitere Angaben machen, etwa Telefonnummer, Anschrift oder Rechnungsdaten.

Alternativ kannst du dich mit deinem Google-Konto registrieren und anmelden („Mit Google anmelden“). Google übermittelt uns nach deiner Zustimmung deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und eine Google-Kennung. Wir erhalten dein Google-Passwort nicht. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Zweck ist die Bereitstellung des Kontos, die Vertragsdurchführung und die Kommunikation mit dir zum Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angabe dieser Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie können wir kein Konto bereitstellen.

6. Nutzung des Dashboards

Wenn du RatingsHub nutzt, verarbeiten wir die Daten, die du eingibst oder die bei der Nutzung entstehen, um dir die Funktionen bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dazu gehören insbesondere:

• Unternehmens- und Standortdaten (Name, Adresse, Branche, Öffnungszeiten, Bewertungslinks),
• Umfragen, Aufsteller-Links, Gutscheine, Coupons und deren Einlösestatus,
• Inhalte der digitalen Speisekarte und Unterlagen für Website-Aufträge (Texte, Bilder, Logos),
• Support-Anfragen, Nachrichten an unser Team und freiwillig hochgeladene Screenshots,
• Einstellungen, Benachrichtigungen und der Lesestatus von Hinweisen und Updates,
• Angaben zu Gratis-Hardware (ausgewählte Produkte, Lieferadresse, gewünschte Verlinkung).

Zur Fehlerbehebung und Betreuung können unsere Teammitglieder auf dein Konto zugreifen, etwa wenn du uns um Hilfe bittest. Der Zugriff ist auf Inhaber und von uns eingeladene Teammitglieder beschränkt und wird protokolliert.

7. Anbindung von Google

Wenn du dein Google-Konto bzw. dein Google-Unternehmensprofil mit RatingsHub verbindest, greifen wir über die Google Business Profile APIs auf die Daten deines Profils zu: Profilangaben, Öffnungszeiten, Fotos, Beiträge, die Bewertungen deiner Kunden einschließlich der öffentlich angezeigten Namen und Profilbilder der Rezensenten sowie deine Antworten. Für die Suche nach Standorten und öffentlichen Bewertungen nutzen wir außerdem die Google Places API. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir nutzen diesen Zugriff ausschließlich, um die von dir gewünschten Funktionen auszuführen, etwa Bewertungen anzuzeigen und auszuwerten, Antworten oder Beiträge in deinem Auftrag zu veröffentlichen oder dein Profil zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit wir öffentliche Bewertungen Dritter verarbeiten, stützen wir uns zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Verwaltung und Beantwortung von Bewertungen, die sich auf das Unternehmen unseres Kunden beziehen.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die wir über Google-APIs erhalten, erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der dort genannten Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung („Limited Use“). Wir verwenden diese Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und nutzen sie nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle. Du kannst die Verbindung jederzeit in RatingsHub trennen oder unter myaccount.google.com/permissions widerrufen.

8. KI-Funktionen

Für KI-Funktionen, also Antwortvorschläge, Analysen und Berichte, den Chat mit unserem Assistenten „Rati“, das Einlesen von Speisekarten oder Rechnungen aus Fotos und die Suche nach Erwähnungen im Web, übermitteln wir die jeweils erforderlichen Inhalte an Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA. Das sind insbesondere Bewertungstexte mit den öffentlichen Namen der Rezensenten, deine Eingaben im Chat und von dir hochgeladene Dateien.

Anthropic verarbeitet die Daten in unserem Auftrag und verwendet Inhalte, die über die API übermittelt werden, nach den geltenden Bedingungen nicht zum Training seiner Modelle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. KI-Ergebnisse sind Vorschläge: Vor einer Veröffentlichung prüfst du sie selbst. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für dich findet nicht statt.

9. Zahlungen über Stripe

Kostenpflichtige Abos und Zusatzleistungen werden über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland, abgewickelt. Deine Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer, IBAN) gibst du direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Wir erhalten die für Abrechnung und Buchhaltung nötigen Angaben wie Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, gewählter Tarif, Zahlungsstatus und Rechnungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für Rechnungen und Buchhaltung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Stripe ist für die Zahlungsabwicklung teilweise eigenständig verantwortlich, etwa zur Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

10. E-Mail-Versand

Benachrichtigungen an unser Team, etwa über neue Support-Anfragen oder Kontaktanfragen, sowie Einladungen von Teammitgliedern versenden wir über unser E-Mail-Postfach bei Google (Gmail, Google Ireland Limited). Dabei werden die Angaben aus der jeweiligen Anfrage an unsere Teammitglieder übermittelt.

E-Mails an Endkunden, etwa der Versand eines Gutscheins oder eine Bestätigungs-E-Mail zum Newsletter, erfolgen nur, wenn diese Funktion aktiviert ist, über den Dienst Resend (Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) in unserem bzw. im Auftrag unseres Kunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

11. Hardware-Bestellung im Custom-Ratings-Shop

Im Dashboard kannst du NFC-Aufsteller und weitere Hardware zusammenstellen und je Produkt angeben, auf welchen Link es eingerichtet werden soll. Mit „Zur Kasse“ wirst du zu unserem Online-Shop customratings.com weitergeleitet, der auf der Plattform Shopify (Shopify International Limited, Victoria Buildings, 1–2 Haddington Road, Dublin 4, Irland) betrieben wird.

Dabei übermitteln wir den Warenkorb (Produkte, Mengen, Mengenrabatt-Kennung), die gewünschte Verlinkung je Produkt, gegebenenfalls Standort und Aufsteller-Bezeichnung sowie zur Zuordnung den Namen deines Unternehmens und deine E-Mail-Adresse. Die eigentliche Bestellung, Bezahlung und der Versand laufen im Shop nach dessen eigener Datenschutzerklärung. Zusätzlich speichern wir in RatingsHub einen Hinweis, dass ein Warenkorb übergeben wurde, um dich bei Rückfragen zur Bestellung unterstützen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Kundenumfragen, Gutscheine und Newsletter

Für Umfragen, die unsere Kunden mit RatingsHub erstellen und über Links, QR-Codes oder NFC-Aufsteller verbreiten, ist das jeweilige Unternehmen Verantwortlicher. Teilnehmer finden dessen Datenschutzhinweise in der Umfrage. Wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil unserer AGB.

Gespeichert werden die Antworten auf die Fragen, die das Unternehmen festlegt, der genutzte Aufsteller und Standort, der Zeitpunkt, ein ausgestellter Gutschein-Code mit Einlösestatus und, nur wenn der Teilnehmer es ausdrücklich wünscht, eine E-Mail-Adresse für den Versand des Gutscheins. Zum Schutz vor Mehrfachteilnahme und Missbrauch speichern wir einen gekürzten, nicht rückrechenbaren Hash-Wert der IP-Adresse für einen Tag. Ob ein Teilnehmer anschließend eine Bewertung abgibt, wird nicht erfasst.

Bietet ein Unternehmen in seiner Umfrage die Anmeldung zu Neuigkeiten und Angeboten per E-Mail an, ist das ein eigenes, nicht vorausgewähltes Häkchen, unabhängig vom Gutschein. Gespeichert werden E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Anmeldung und gegebenenfalls der Bestätigung, der Wortlaut der Einwilligung, der genutzte Aufsteller und ein gekürzter Hash-Wert der IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung kann jederzeit über den Abmeldelink oder gegenüber dem Unternehmen widerrufen werden.

13. Digitale Speisekarte und Websites

Digitale Speisekarten und Websites, die wir für unsere Kunden bereitstellen, sind öffentlich abrufbar. Beim Aufruf werden die in Abschnitt 3 genannten technischen Daten verarbeitet. Verantwortlich für die Inhalte und für die Datenverarbeitung gegenüber den Besuchern ist das jeweilige Unternehmen; wir hosten diese Seiten als Auftragsverarbeiter. Für Websites stellt der Kunde eigene Pflichtangaben wie Impressum und Datenschutzerklärung bereit.

14. Kontaktformular, E-Mail, WhatsApp und Support

Kontaktformular: Wenn du uns über das Formular auf ratingshub.io schreibst, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Nachricht sowie freiwillig Unternehmen, Telefonnummer und Thema. Das Formular nutzt den Formulardienst unseres Hosters Netlify (Netlify Forms) mit automatischem Spamfilter; deine Angaben werden dort gespeichert und an unser Team weitergeleitet. Zusätzlich legen wir die Anfrage in unserer Kundenverwaltung ab (Abschnitt 15).

E-Mail: Wenn du uns eine E-Mail schreibst, verarbeiten wir deine Angaben zur Beantwortung.

WhatsApp: Über den WhatsApp-Button kannst du uns freiwillig per WhatsApp schreiben. Erst beim Klick wirst du zu WhatsApp weitergeleitet; vorher werden keine Daten an WhatsApp übertragen. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp; Daten können auch in die USA übermittelt werden.

Support im Dashboard: Anfragen unter „Hilfe & Support“ und Übergaben aus dem Chat mit Rati („mit einem Menschen sprechen“) speichern wir mit dem Gesprächsverlauf, einer freiwillig angegebenen Telefonnummer, technischen Angaben (Browser, aufgerufene Ansicht) und gegebenenfalls einem Screenshot.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung deiner Anfrage.

15. Kundenverwaltung (CRM) und Geschäftskontakte

Für die Betreuung von Interessenten und Kunden nutzen wir eine interne Kundenverwaltung, die Teil unseres bei Netlify gehosteten Admin-Bereichs ist. Dort speichern wir Kontaktanfragen, Registrierungen und Geschäftskontakte mit Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Notizen zu Gesprächen, Wiedervorlagen und dem Stand der Zusammenarbeit. Zugriff haben nur die Gesellschafter und von ihnen eingeladene Teammitglieder.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten Kundenbetreuung und der Pflege von Geschäftsbeziehungen. Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.

16. Datensicherung

Zum Schutz vor Datenverlust erstellen wir täglich automatisch eine Sicherung des gesamten Datenbestands, die in einem getrennten Speicherbereich bei Netlify abgelegt wird. Sicherungen werden nach 14 Tagen automatisch überschrieben; einzelne manuelle Sicherungen können länger aufbewahrt werden. Gelöschte Daten können daher bis zu diesem Zeitpunkt noch in Sicherungen enthalten sein; sie werden nur für eine Wiederherstellung im Notfall verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 32 DSGVO.

17. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag oder in eigener Verantwortung verarbeiten:

Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, und im Übrigen auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Daneben geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Steuerberater oder Behörden) oder du eingewilligt hast.

18. Speicherdauer

• Kundenkonto und Inhalte: bis zur Löschung des Kontos. Du kannst dein Konto jederzeit unter „Profil & Einstellungen“ → „Konto löschen“ selbst löschen.
• Umfrage-Antworten und Gutscheine: bis das Unternehmen sie oder sein Konto löscht, spätestens mit Ende des Vertrags.
• Kontakt- und Support-Anfragen: bis zur Erledigung und darüber hinaus, solange es für die Kundenbeziehung erforderlich ist, in der Regel höchstens drei Jahre nach dem letzten Kontakt.
• IP-Hashes zum Missbrauchsschutz: höchstens ein Tag.
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: bis zu zehn Jahre aufgrund handels- und steuerrechtlicher Pflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Datensicherungen: 14 Tage, siehe Abschnitt 16.

19. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Für die Ausübung deiner Rechte genügt eine E-Mail an customratings@gmail.com. Betrifft deine Anfrage eine Umfrage oder Speisekarte eines unserer Kunden, wende dich bitte an das jeweilige Unternehmen; wir unterstützen es bei der Beantwortung.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

20. Weitere Hinweise

Sicherheit: Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Passwörter speichern wir nur als Hash, Zugriffe auf Admin-Funktionen sind auf berechtigte Personen beschränkt und werden protokolliert.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO).

Änderungen: Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.